Nieuw CMS voor Gemeente Groningen: ongekende mogelijkheden

zie www.gemeente.groningen.nl

“Er waren twee belangrijke redenen voor de vervanging van ons oude CMS”, vertelt Job. “Ten eerste was het systeem sterk verouderd, zelfs enigszins onveilig geworden. Ten tweede werden we door het systeem beperkt in onze ontwikkeling. Het oude systeem was in de loop der jaren uitgebreid met allerlei nieuwe applicaties, zodat er een traag en duur systeem ontstaan was. Onwerkbaar eigenlijk.”

De keuze voor een nieuw CMS had nogal wat voeten in de aarde. Het hele proces begon met een Europese aanbesteding.
“Tientallen geïnteresseerde partijen vroegen het bestek op”, aldus Wiegant. “Vervolgens hebben elf kandidaten een plan van aanpak en een bijbehorende offerte ingediend. We hebben drie hoofdcriteria gehanteerd bij de selectie. In willekeurige volgorde: de usability van het CMS, de functionaliteiten van het gepresenteerde systeem en de prijs voor het hele traject van presentatie tot oplevering. Kortom, we wilden een systeem dat gebruiksvriendelijk is voor onze medewerkers, dat veel mogelijkheden voor nu en de toekomst biedt en dat alles tegen een scherpe prijs. Die prijs werd mede bepaald door de omvangrijke migratie van gegevens: de enorme hoeveelheid content van de gemeentelijke site moest namelijk overgezet worden van het oude naar het nieuwe systeem.”

De keuze viel uiteindelijk op Goldmund, Wyldebeast & Wunderliebe uit Groningen, dat zich samen met Pareto uit Zoetermeer had ingeschreven. Job Wiegant licht toe:
“Zij kwamen met een oplossing op basis van het content managementsysteem Plone. Het open source-karakter van deze software beschouwden we als een pre. Onze webmasters hebben de usability van Plone geanalyseerd. Ze concludeerden dat er heel veel mee kan. Een voordeel natuurlijk, maar het heeft ook het gevaar in zich dat je ‘verzuipt in de mogelijkheden’. Het werken met Plone vergt dan ook een investering van ons als gemeente. We zullen ons de software eigen moeten maken. Wat betreft de functionaliteit – getest via een lijst van 150 vragen – kwam het voorstel van Goldmund, Wyldebeast & Wunderliebe en hun Zoetermeerse partner goed uit de bus. En dan nog de prijs. Die was scherp, mede door hun slimme oplossing voor de migratie van de content. Waar veel andere partijen een handmatige migratie voorstelden – en daarvoor aardig wat manuren offreerden – kwamen zij met het plan om de content automatisch over te zetten met behulp van een speciaal ontwikkelde applicatie. Hoewel Goldmund, Wyldebeast & Wunderliebe een relatief kleine partij was die we niet zo goed kenden, in tegenstelling tot sommige andere inschrijvers, rolden ze eigenlijk automatisch als winnaar uit de bus.”

Goed, de keuze was gemaakt, de winnaar bekend: aan de slag! Na een ‘proof of concept’ had Goldmund, Wyldebeast & Wunderliebe bewezen dat de migratie-applicatie werkte en dat ze de klus aankonden. Hun collega’s van Pareto namen het projectmanagement en de vormgeving voor hun rekening. Zo konden zij zich richten op hun core business: de technische realisatie. De bulk van het werk in dit project.
“Voor de implementatie van het systeem hadden we drie maanden uitgetrokken. Een korte periode als je bedenkt dat het oude systeem met al die content in tien jaar is opgebouwd”, vervolgt Job. “Wietze en Huub van Goldmund, Wyldebeast & Wunderliebe waren volledig vrijgemaakt voor deze opdracht. Al snel bewezen ze zich als technisch zeer goed onderlegde partners. De communicatie verliep prima, overdag maar soms ook ’s avonds als het even moest. Ze laten zich niet beperken door een ‘9 tot 5-mentaliteit’ en dat is perfect. Hoewel zo’n project lastig te plannen is, haalden we onze deadline. Een prestatie van formaat wat mij betreft!”

De Gemeente Groningen is tevreden met haar nieuwe site, met haar nieuwe CMS en heeft daarmee volop plannen voor de toekomst.
“We zijn op dit moment de ongekende mogelijkheden van Plone aan het ontdekken en toepassen. Het is open source-software, dus ‘vanaf de plank beschikbaar’. We passen nu de bestaande uitbreidingen van Plone aan aan onze specifieke wensen. Zo gaan we binnenkort een elektronische nieuwsbrief versturen vanuit de site, die automatisch gevuld wordt. Maar we willen meer. We gaan actief op zoek naar partners, binnen de wereld van gemeenten en andere overheden. Het zou toch mooi zijn als we onze kennis kunnen delen met anderen? En samen werken aan producten en diensten die meerdere partijen kunnen gebruiken? Eigenlijk is het zonde van tijd en geld dat elke gemeente in Nederland zijn eigen systemen bouwt of laat bouwen. Met open source-software, en een partij die de mogelijkheden kent, kunnen we samen toch veel bereiken. Al zouden we maar met een handjevol partijen samen kunnen optrekken, dat zou ik al mooi vinden”, besluit de enthousiaste en kersverse Plone-fan Job Wiegant.