Gasunie omarmt Plone

'Voor de overname van BEB kreeg Gasunie toegang tot duizenden documenten die relevant waren voor de prijsbepaling,' vertelt ICT-strateeg van Gasunie Rolf Akker. 'Het vinden van de juiste informatie bleek daarin een enorme opgave. Toegang tot documenten wil nog niet zeggen dat je de relevante informatie ook daadwerkelijk kunt vinden. Ik heb vaak met Business Development Manager Peter Breithaupt gesproken over het vinden van een oplossing: samen zijn we uiteindelijk letterlijk op pad gegaan om te zoeken naar een slimme toepassing die ons zou kunnen helpen.' 

In deze zoektocht waren Peter en Rolf het snel eens over de aanpak. Het ging niet alleen om de oplossing, maar ze wilden ook laten zien dat ondernemerschap en initiatief binnen Gasunie kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Peter: 'We wilden een vernieuwend product en een hoge mate van standaardisatie, maar vooral een definitieve oplossing van ons informatieprobleem. Daarom werd een aantal eisen geformuleerd, uitgaand van de steekwoorden 'Simpel, Sober en Standaard'.'

Oplossing
Al snel kwam het team een mogelijke oplossing op het spoor - bovendien in de buurt van het hoofdkantoor in Groningen. Peter: 'Het Groningse Goldmund, Wyldebeast & Wunderliebe bood een oplossing op basis van het 'open source' content management systeem Plone. Rolf en ik zijn samen eens de stad in gewandeld en op bezoek geweest: een klein IT-bedrijfje, slimme jongens met goede ideeën en, niet onbelangrijk, een érg aantrekkelijke offerte. Commerciële applicaties zijn vaak duur, open source software mag vrij worden aangepast en kan daardoor goedkoop blijven.' Bovendien bleek na een door Gasunie gevraagde security-audit dat het systeem veilig was: alle data kon dus met een gerust hart middels deze webservice worden aangeboden. Peter: 'We nemen de dienst als een zogenaamde software as a service af. Er hoeft niets te worden geïnstalleerd en de service is via het internet te benaderen.'

Herkenbaar
Volgens Rolf is de nieuwe toepassing Roundabout-Box, geheel volgens de eisen, 'Simpel, Sober, Standaard' in plaats van 'Meer, Moeilijk Maatwerk'. De toepassing bestaat uit een sterk op Google lijkende voorpagina (Peter: 'herkenbaar voor iedereen') waarin je 'live' kunt zoeken: wanneer de zoekopdracht wordt ingevoerd, verschijnen onder de zoekbalk al de eerste resultaten met de mate van overeenkomst erbij. Inmiddels is Roundabout-Box volop in bedrijf: onder meer Human Resources, Procurement en Gas Transport hebben elk een eigen omgeving in beheer. Elke afdeling heeft een getrainde beheerder die autorisaties verstrekt, en de informatie beheert. 

Dat geeft veel nieuwe mogelijkheden, weet Renny. 'Gasunie werkt steeds meer met externe partijen zoals aannemers, buizenleggers en accountants. Die hebben de nodige documenten van ons nodig, maar ook bij openbare aanbestedingen moeten wij documenten extern delen. Door documenten ook elektronisch beschikbaar te maken voor externen, is het proces véél sneller geworden. Aannemers hebben nu binnen een week alle benodigde informatie waar dat eerder een maand was.' 

Barrière
Het team is zich ervan bewust een bedrijfskundige barrière te hebben doorbroken. Niet alleen de geringe omvang van het team was nieuw, ook de aanpak: als je vooruit wilt komen, moet je snel kunnen werken - en dat is soms lastig in een 'logge' organisatie als Gasunie. Rolf: 'Business Development is een meer dynamische en ondernemende unit dan de vooral proces- en projectgerichte units GTS en Bouw & Beheer. Het ondersteunen met de juiste IT middelen was en is daarom ook een behoorlijke uitdaging.' Dat onderschrijft Renny: 'We hebben laten zien dat je ook in een groot bedrijf als Gasunie, dat toch bol staat van de procedures en contracten, snel en inventief zaken van algemeen nut kunt regelen. Bovendien hebben we door deze oplossing te kiezen ruim een ton bespaard: ook niet onbelangrijk.'